Management Summary
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Ausbildung
In der Regel ist ein Studium, mit Spezialisierung im Bereich Personalmanagement, in Wirtschaftswissenschaften, Psychologie, Jura oder Soziologie die Voraussetzung für eine Tätigkeit als Personalreferent.
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Die Einsatzgebiete
Als Brücke zwischen Mitarbeitern und Führungskräften nehmen Personalreferenten eine wichtige Rolle ein. Je nach Unternehmensgröße werden sie als Spezialisten oder als Generalisten eingesetzt. Die Tätigkeitsfelder sind sehr vielfältig und reichen von Recruiting über Personalentwicklung und -verwaltung bis hin zur HR-Strategie.
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Karrierechancen
Je nach Erfahrung im Berufszweig liegt das Gehalt zwischen 35.000 (bis) und 60.000 Euro brutto pro Jahr. Auch Aufstiegschancen zu einer Position in der Personalleitung sind mit der passenden Erfahrung möglich.
Personalreferent: Definition und Rolle im Unternehmen
Der Personalreferent bzw. die Personalreferentin nimmt eine wichtige Rolle in einem Unternehmen ein, denn diese Person fungiert als Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und Management. Angesiedelt ist die Stelle in den Bereichen Personalverwaltung und Personalentwicklung. Je nach Unternehmensgröße und Organisation kann die Position unterschiedlich ausgestaltet werden: als Spezialist oder eben als Generalist.
In kleineren Unternehmen oder in dezentralen Personalabteilungen größerer Unternehmen wird der Personalreferent als Generalist eingesetzt und mischt als Allrounder für Personal in nahezu allen Bereichen des Personalwesens mit.
Ganz anders stellt sich dies in größeren Unternehmen dar. Hier unterscheiden sich die Verantwortungsbereiche von Human Resource Manager (HR-Manager), Personalreferent & Co. Das gilt insbesondere für Unternehmen mit zentralen Personalabteilungen.
In diesen größeren Strukturen sind HR-Manager oftmals für die Personalentwicklung, -bedarfsplanung und -beschaffung zuständig. Personalreferenten hingegen werden als Spezialisten in einem bestimmten Bereich des Personalmanagements eingesetzt und übernehmen beispielsweise die übergeordnete Personalstrategie (auch mit Blick auf die Personalbeschaffung) oder das Gebiet Arbeitsrecht. (1)
In größeren Unternehmen grenzt sich diese Position auch von der Arbeit des Personalsachbearbeiters ab. Dessen Job ist es, sich um administrative Aufgaben rund um das Personal zu kümmern. Er ist z. B. erster Ansprechpartner für die Mitarbeiter, wenn es um Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge oder Arbeitszeitmodelle geht. Auch im Vergleich zu dieser Rolle arbeitet ein Personalreferent deutlich strategischer.
Aufgaben eines Personalreferenten: vom Human Resource Management bis zur Personalentwicklung
Wie bereits beschrieben, unterscheiden sich die Tätigkeiten je nach Unternehmensgröße. Grundsätzlich kann das Aufgabenspektrum eines Personalreferenten jedoch sehr vielfältig sein und ist dementsprechend anspruchsvoll. Grob fallen in den Verantwortungsbereich des Personalentwicklers
- das Recruiting,
- die Personalentwicklung,
- die Personalverwaltung
- und die HR-Strategie.
Im Bereich Recruiting ist er oft für den gesamten Rekrutierungsprozess verantwortlich – von der Erstellung der Stellenausschreibung über die Vorauswahl der Bewerber und das Führen von Vorstellungsgesprächen bis hin zum erfolgreichen Onboarding neuer Mitarbeiter im Unternehmen in den ersten Monaten. Dabei arbeitet er eng mit den Fachabteilungen zusammen und berät diese bei der Personalauswahl und den Maßnahmen, die den Mitarbeitern zugute kommen sollen. Auch die Entwicklung und Umsetzung von Projekten im Bereich Employer Branding liegen in seiner Verantwortung.
Ein weiteres wichtiges Aufgabengebiet ist die Personalentwicklung. Hier analysiert er kontinuierlich den Entwicklungsbedarf der Mitarbeiter, konzipiert passende Maßnahmen der Weiterbildung und koordiniert auch die Schulungen und Workshops. Mit Blick auf die strategischen Unternehmensziele berät er zudem die Führungskräfte bei der Aufstellung ihrer Teams und entsprechenden Personalentwicklungsmaßnahmen.
Auch administrative Tätigkeiten in der Verwaltung können für einen Personalreferenten anfallen; dabei erleichtern moderne HR-Systeme diesen Job enorm. Er kümmert sich in der Regel aber um die rechtssichere Gestaltung von Arbeitsverträgen und anderen personalrelevanten Dokumenten. Zudem überwacht er wichtige Fristen und Termine und stellt sicher, dass digitale Personalakten ordnungsgemäß geführt werden.
Auf strategischer Ebene unterstützt der Personalreferent das Management und berät es in allen personalrelevanten Fragen. Dabei gilt es, den Balanceakt zwischen operativen Anforderungen und den Zielen der Führungsebene zu finden. Er wirkt u.a. an der Personalplanung mit und entwickelt die passenden HR-Konzepte, um Bewerber auf das Unternehmen aufmerksam zu machen.
Fachliche Fähigkeiten und Soft Skills für die Position
Aufgrund des breit gefächerten Aufgabengebietes sollte ein Personalreferent über die fachlichen Kompetenzen, aber auch relevante Soft Skills verfügen.
- Arbeitsrecht: Fundierte Kenntnisse im Arbeitsrecht bilden die Grundlage für die tägliche Arbeit.
- HR-Kernprozesse: Darüber hinaus ist ein tiefes Verständnis von HR-Prozessen wie Recruiting, Personalmanagement und Personalentwicklung erforderlich.
- Software und Tools: Digitale Tools helfen, die HR-Prozesse zu optimieren und zu verschlanken. Da sich in diesem Bereich viel ändert, ist eine kontinuierliche Weiterbildung Pflicht.
Mindestens so wichtig sind aber auch die Soft Skills, die man in dieser Position benötigt:
- Kommunikationsgeschick: Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit ist unerlässlich, da Personalreferenten täglich mit verschiedenen Anspruchsgruppen interagieren.
- Verhandlungsgeschick: Auch Durchsetzungsvermögen und Konfliktstärke sind gefragt, besonders in schwierigen Situationen.
- Hilfreiche Soft Skills: Ausgeprägte Entscheidungsfreudigkeit gepaart mit Organisationstalent und Problemlösungskompetenzen sollten das Profil abrunden.
Herausforderungen und Best Practices im Berufsalltag
Die Stelle des Personalreferenten bringt eine Vielzahl an Herausforderungen mit sich. Eine der größten Herausforderungen ist, die Balance zwischen den operativen und den strategischen Aufgaben zu finden. Zudem ist der Arbeitsalltag geprägt von regelmäßig wechselnden rechtlichen Rahmenbedingungen, die es zu beachten und anzupassen gilt. Auch die fortschreitende Digitalisierung erfordert eine kontinuierliche Anpassung der HR-Prozesse – diese stellt aber gleichzeitig eine enorme Entlastung dar.
Und nicht zu vergessen: Als Vermittler zwischen verschiedenen Interessengruppen muss der Personalreferent oft unterschiedliche Erwartungen unter einen Hut bringen. Hier sind Geduld und manches Mal auch starke Nerven gefragt. In Zeiten zunehmender Internationalisierung kommen außerdem interkulturelle Aspekte hinzu, die die Arbeit mit Personal komplexer machen.
.Besonders hilfreich für die Prozessoptimierung sind digitale Tools. Spezielle Software-Lösungen helfen, die täglichen Abläufe deutlich effizienter zu gestalten. So können Routineaufgaben des Jobs verschlankt werden, um mehr Zeit für z. B. übergeordnete Aufgaben zu gewinnen. Neben regelmäßigen Fortbildungen wird auch der Besuch von HR-Fachkonferenzen empfohlen, denn das aktive Networking in der Branche trägt dazu bei, neue Impulse zu erhalten und von den Erfahrungen anderer HR-Experten zu profitieren.
Gehalt: Personalreferenten und ihre Karrierechancen
Auch für die Position des Personalreferenten gilt, dass das Gehalt je nach Berufserfahrung, Unternehmensgröße und Standort stark variiert. Grundsätzlich liegt das durchschnittliche Einstiegsgehalt aber bei etwa 35.000 bis 40.000 Euro brutto pro Jahr. Mit zunehmender Erfahrung, Spezialisierung oder Verantwortung bei einer international ausgerichteten Position kann ein Personalreferent auch 60.000 Euro und mehr an Gehalt erhalten (2, 3, 4). Als nächster Karriereschritt ist die Beförderung zum Personalleiter möglich. In Österreich liegen die Gehälter auf einem ähnlichen Niveau, wobei das Gehalt in größeren Städten wie Wien oder Linz tendenziell höher ausfällt als in ländlichen Regionen (5,6,).
Ausbildung, Voraussetzungen und Qualifikation
Der Weg zum Personalreferenten führt typischerweise über ein Studium. Während des Studiums besteht in vielen Fächern die Möglichkeit, sich auf Personalmanagement zu spezialisieren. Die richtige Voraussetzung bildet beispielsweise ein Studiengang in
- Wirtschaftswissenschaften,
- Psychologie,
- Jura oder
- Soziologie.
Alternativ kann auch eine Ausbildung mit zusätzlicher Qualifikation im Bereich Personalmanagement den Einstieg in diesen Beruf ermöglichen, etwa bei den folgenden Ausbildungsberufen:
- Ausbildung zum Personalfachkaufmann
- Ausbildung zum Betriebswirt für Personalwirtschaft
- Ausbildung zum Industriekaufmann (mit Weiterbildung)
- Ausbildung zum Bürokaufmann (mit Weiterbildung)
Neben dem theoretischen Wissen spielt die praktische Berufserfahrung eine wichtige Rolle für die Position im Personalwesen. Bereits während des Studiums sollten angehende Personalreferenten daher erste Einblicke in die HR-Arbeit durch Praktika gewinnen. Viele Unternehmen erwarten bei der Einstellung zudem 2 bis 3 Jahre Berufserfahrung im Personalwesen, z. B. als HR Manager oder Personalsachbearbeiter.
Fazit und Ausblick: Bindeglied mit Gestaltungsspielraum
Der Beruf des Personalreferenten ist mindestens so vielseitig wie anspruchsvoll. Die Digitalisierung, die Internationalisierung und neue Arbeitsformen sowie der Wunsch vieler Arbeitnehmer nach einer ausgeglichenen Work-Life-Balance werden die Rolle weiter verändern und neue Kompetenzen erfordern. Wer sich aber für Menschen interessiert, kommunikationsstark ist und Freude an der Gestaltung von HR-Prozessen hat, findet im Beruf des Personalreferenten eine erfüllende und zugleich zukunftssichere Tätigkeit mit verschiedenen Entwicklungsmöglichkeiten.
Quellen:
- Personalreferent (Zuletzt abgerufen am 08.01.2025 unter personal-wissen.de)
- Personalreferenten-Gehälter in Deutschland (Zuletzt abgerufen am 08.01.2025 unter stepstone.de)
- Was verdienen eigentlich Personalerinnen und Personaler? (Zuletzt abgerufen am 08.01.2025 unter personalwirtschaft.de)
- Was verdienen Personalreferenten? (Zuletzt abgerufen am 08.01.2025 unter lohnspiegel.de)
- Personalreferenten-Gehälter in Österreich (Zuletzt abgerufen am 15.04.2025 unter jobted.at)
- Personalreferenten-Gehälter in Österreich (Zuletzt abgerufen am 15.04.2025 unter lohnanalyse.de/at)
- Personalreferent: Gehalt, Aufgaben, Weiterbildung, Ausbildung (Zuletzt abgerufen am 08.01.2025 unter haufe-akademie.de)
- Personalreferent/in Weiterbildungsberuf (Zuletzt abgerufen am 08.01.2025 unter arbeitsagentur.de)
- Personalwesen: Ziele, Aufgaben + alles über HR heute (Zuletzt abgerufen am 08.01.2025 unter karrierebibel.de)
Hinweis: In diesem Text wird vor allem die männliche Form für personenbezogene Hauptwörter benutzt (z.B. „Personalreferent“, „HR-Manager“). Dies dient allein dem Lesefluss, es sind alle Geschlechter gemeint.
