Online-Bewerbung: Was zählt, ist die gute Vorbereitung

Der erste Schritt, um sich online zu bewerben, ist, sich jedes Mal aufs Neue gut vorzubereiten. Die notwendigen Dokumente haben Sie mit Sicherheit digital zur Hand. Viel wichtiger aber: Setzen Sie sich auch mit der Website des Unternehmens und den wichtigsten Informationen über Ihren potenziellen Arbeitgeber auseinander.

Was sind die Werte und Ziele des Unternehmens? Welche Qualifikationen und Fähigkeiten werden in der Stellenausschreibung besonders hervorgehoben? Indem Sie sich ein genaues Bild von Unternehmen und Stellenprofil machen, können Sie Ihre Bewerbung maßgeschneidert auf den potenziellen Arbeitgeber bzw. die Stelle anpassen.

Das Format der Online-Bewerbung

Vom Dateiformat über die Dateigröße bis hin zur Benennung sind beim Erstellen der Online-Bewerbung eine Reihe an formalen Aspekten zu beachten. Zunächst einmal sollten Sie alle Dokumente wie Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse in einem einheitlichen Format speichern – am besten als PDF. Dieses Format hat den Vorteil, dass es auf jedem Endgerät gleich aussieht und die Formatierung nicht verloren geht. Viele Unternehmen nennen die für die Bewerbung zulässigen Datei-Formate in ihrer Stellenanzeige oder im Upload-Bereich ihrer Bewerbungs-Systeme (z.B. Word oder PDF für Dokumente, jpg oder png für Bild-Dateien). Bei eingescannten Dokumenten sollte die Qualität gut sein. Ein schief eingescanntes Zeugnis oder ein Dokument mit deutlichen Schattierungen, die es nur schwer lesbar machen, sind für viele Personaler ein Fauxpas.

Achten Sie außerdem darauf, dass die Dateien eine moderate Größe haben, damit sie problemlos per E-Mail als Anhang oder per App versendet bzw. auf der Bewerbungsseite des Unternehmens hochgeladen werden können.

Ein häufiger Fehler ist, alle Unterlagen in einem einzigen (PDF-)Dokument zusammenzufassen. Es ist stattdessen ratsam, die Dokumente getrennt zu halten und klar zu benennen (z. B. „Anschreiben.pdf“, „Lebenslauf.pdf“, „Zeugnisse.pdf“). Dies erleichtert dem Personalverantwortlichen die Arbeit und zeigt, dass Sie strukturiert vorgehen.

Das Anschreiben in der Online-Bewerbung

Das Anschreiben ist eines der wichtigsten Dokumente bzw. eines der wichtigsten Freitextfelder in einem Bewerbungsformular auf der Website eines Unternehmens. Genau aus diesem Grund sollten Sie es bei jeder Bewerbung individuell auf den jeweiligen Arbeitgeber und die Stelle zugeschnitten formulieren und keinen Standardtext verwenden.

Ein Arbeitgeber möchte möglichst viel über Ihre Qualifikationen erfahren. Dazu dient der Lebenslauf. Gleichzeitig möchte er aber auch Ihre Motivation kennenlernen. Dafür ist Platz im Anschreiben: Warum bewerben Sie sich gerade bei diesem Unternehmen? Überlegen Sie sich genau, was Sie an der ausgeschriebenen Stelle interessiert und welche berufliche Erfahrung und welche Kenntnisse Sie dafür auszeichnen.

Fassen Sie sich im Anschreiben kurz. Als Faustregel gilt hier, dass es maximal eine Seite lang sein sollte. Das entspricht etwa 250 bis 400 Wörtern im DIN-A4-Format. Bringen Sie Ihre Motivation und Eignung für die Position in wenigen Sätzen auf den Punkt. Gehen Sie dabei möglichst auf einzelne Anforderungen der Stellenausschreibung ein, verlieren Sie sich aber nicht im Detail. Nahezu jeder Text lässt sich heute mit generativer KI verfassen - auch Ihr Anschreiben. Bedenken Sie aber, dass auch die Möglichkeiten der Human Resources-Abteilungen, KI-Einsatz in Bewerbungen zu erkennen, stetig besser werden, und ihre Bewerbung Gefahr läuft, disqualifiziert zu werden. Natürlich können Sie sich Hilfe und Inspiration suchen, wenn Ihnen die richtigen Worte fehlen - auch bei KI. Aber: Ihr Gegenüber möchte Sie kennenlernen, nicht ChatGPT.

Nicht vergessen: Eine persönliche Anrede im Anschreiben ist ebenfalls wichtig. Wenn möglich, finden Sie den Namen des zuständigen Personalverantwortlichen heraus und adressieren Sie Ihr Schreiben direkt an diese Person.

Der Lebenslauf: Klare Struktur und relevante Angaben

Das Herzstück Ihrer Bewerbung ist der Lebenslauf. Er sollte klar und übersichtlich strukturiert sein, damit der Arbeitgeber auf einen Blick die wichtigsten Informationen erfassen kann. Verfügt das Unternehmen über ein Bewerbungstool, dann geben Sie in diesem Schritt Ihre Daten in den dafür vorgesehenen Freifeldern ein. Ist dies nicht der Fall oder verschicken Sie die Unterlagen per E-Mail, dann finden Sie im Internet entsprechende Layoutvorlagen, die Sie verwenden und mit Ihren Daten füllen können.

Ein klassischer Lebenslauf beginnt mit Ihren Kontaktdaten, inklusive einer professionellen E-Mail-Adresse. Nutzen Sie zum Beispiel eine Adresse mit Ihrem Namen. Gliedern können Sie Ihren Lebenslauf in folgende Abschnitte: Persönliche Daten, Ausbildung (z. B. Studiengänge), Berufserfahrung, besondere Kenntnisse und Fähigkeiten. Die Angabe von Hobbys und Interessen ist freiwillig.

Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem Lebenslauf alle relevanten Angaben für die ausgeschriebene Stelle hervorheben. Unter dem Punkt Berufserfahrung können Sie stichpunktartig die einzelnen Aufgabenbereiche vorheriger Positionen ausführen. Zeigen Sie hier auf, dass Sie die richtige Expertise und Erfahrung für die ausgeschriebene Stelle mitbringen. Dies geht noch einmal besser, wenn Sie Fortschritte oder Verbesserungen, die Sie bei vorherigen Stationen erzielt haben, mit Zahlen belegen können, z.B. die Verkürzung eines Prozesses um X Minuten oder Einsparungen in Höhe von Y Prozent.

Wenn Sie sich auf eine Stelle in einem internationalen Unternehmen bewerben, können Sie Ihre Sprachkenntnisse hervorheben. Überlegen Sie genau, welche Informationen für Ihr Gegenüber und die Position relevant sind. Ein Beispiel: Dass Sie das Fach Französisch bis zur 11. Klasse belegt haben, gehört nicht in einen Lebenslauf, mit dem Sie sich als Product Owner für die Website eines deutschen Mittelständlers bewerben.

Die richtigen Dokumente anhängen

Neben dem Lebenslauf und dem Anschreiben gibt es weitere Unterlagen, die nicht fehlen dürfen. Dazu gehören das Zeugnis des höchsten Bildungsabschlusses, Arbeitszeugnisse und je nach Stelle eventuell auch Arbeitsproben oder Zertifikate. Achten Sie darauf, dass alle Dokumente in einer guten Qualität eingescannt und im selben Dateiformat (Text-Dateien z.B. als PDF, Bild-Dateien als jpg) gespeichert sind. Dies erleichtert dem Unternehmen die Sichtung Ihrer Unterlagen. Viele Unternehmen nennen die für die Bewerbung zulässigen Datei-Formate in ihrer Stellenanzeige oder im Upload-Bereich ihrer Bewerbungs-Systeme.

Die E-Mail-Bewerbung: Worauf sollten Sie hier achten?

Insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen bevorzugen Bewerbungen per E-Mail. Hier gibt es einige Punkte zu beachten. Der Betreff Ihrer E-Mail sollte klar und präzise sein und die Stellennummer oder den Titel der ausgeschriebenen Position enthalten. Dies erleichtert es dem Empfänger, Ihre Bewerbung der richtigen Stelle zuzuordnen.

Der Text der E-Mail sollte kurz und prägnant sein. Stellen Sie sich kurz vor, erwähnen Sie, auf welche Stelle Sie sich bewerben, und verweisen Sie auf die angehängten Dokumente. Das Bewerbungsfoto integrieren Sie bei einer E-Mail-Bewerbung in das Lebenslauf-Layout. Verwenden Sie eine neutrale E-Mail-Adresse, eine professionelle Grußformel und verzichten Sie auf zu saloppe Formulierungen.

Tipps für die Online-Bewerbung: Was Sie unbedingt beachten sollten

• Seien Sie Sie selbst: Authentizität ist das A und O. Versuchen Sie nicht, sich als jemand auszugeben, der Sie nicht sind. Personalverantwortliche haben ein gutes Gespür für Ehrlichkeit und Authentizität.

• Fassen Sie sich kurz: Vermeiden Sie lange und verschachtelte Sätze in Ihrem Anschreiben und komplizierte Formulierungen im Lebenslauf. Klare und präzise Formulierungen sind wesentlich effektiver.

• Individualisieren Sie Ihre Bewerbung: Eine Standardbewerbung fällt auf, aber eben nicht positiv. Nehmen Sie sich die Zeit, jede Bewerbung individuell zu gestalten und auf das Unternehmen und die Stelle zuzuschneiden.

• Verwenden Sie Schlüsselwörter: Viele Unternehmen nutzen Software, um Bewerbungen zu scannen. Nutzen Sie daher relevante Schlüsselwörter aus der Stellenausschreibung, um sicherzustellen, dass Ihre Bewerbung nicht durch das Raster fällt.

• Erst überprüfen, dann losschicken: Auch beim Online Bewerben gilt, dass Rechtschreib- und Grammatikfehler ein No-Go sind. Lassen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen von jemandem gegenlesen, um sicherzustellen, dass alles fehlerfrei ist.

Fazit

Eine erfolgreiche Online-Bewerbung erfordert vor allen Dingen eins: Arbeit. Bitte gehen Sie mit Sorgfalt vor. Sie können Ihre Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch durch die richtige Vorbereitung, Sorgfalt, eine klare Struktur und das Beachten aller Feinheiten deutlich erhöhen. Zeigen Sie sich auch bei der digitalen Bewerbung von Ihrer besten Seite. Viel Erfolg!

Hinweis: In diesem Text wird die männliche Form für personenbezogene Hauptwörter benutzt (z.B. „der Arbeitgeber“). Dies dient allein dem Lesefluss, es sind alle Geschlechter gemeint.